采购的内部控制如何实施采购管理控制的最佳实践是什么

内控新闻 2024年03月27日 21:31 1215 内控网

制定和应用内部控制是建立和维持成功企业的关键部分。对于采购等重要职能尤其如此，如果没有适当的控制，可能会出现浪费、不必要的费用和不必要的风险。

通过遵循一些最佳实践，您可以实施有效的采购内部控制，同时为灵活性和处理不确定性留出空间。您将确保您的组织遵守所需的规则和规定，并随时准备接受外部审核。

什么是采购中的内部控制？

采购中的内部控制是控制采购方式和采购内容的政策和程序。他们定义谁可以批准采购、可以使用哪些供应商、可接受的付款条件等等。采购软件可以帮助组织通过内置的批准和规则自动执行合规性和内部控制，而购买必须遵守这些批准和规则。当从合规第一的角度审视采购的内部控制时，大多数组织会考虑 5 个组成部分和 3 个目标。

购买内部控制的最佳实践是什么？

就内部控制而言，没有两个组织有相同的需求。小企业更有可能关注将个人财务与企业财务分开等事情。与此同时，大公司更有可能警惕发票欺诈行为。然而，各种规模的企业在建立采购内部控制时都可以从遵循最佳实践中受益。这些最佳实践包括：

让合适的人负责采购控制

小企业主可能会发现自己在承担主要职责的同时也戴着这顶帽子。在较大的组织中，选择个人或团队来处理采购控制是有意义的。您可以选择一名负责的采购团队成员或让他们共同分担责任。明智地选择很重要，因为这个人或团队将处理以下方面的控制：

管理库存。

供应商选择、管理和关系发展。

合同谈判和管理。

采购最佳实践，包括付款方式、批准的买家和正式的批准工作流程。

与应付账款协作并将采购数据与会计系统集成。

制定正式的采购政策

从供应商选择到采购审批，拥有清晰一致的采购政策有助于简化您的工作流程。它还可以提高问责制，确保您的团队遵循相同的指导方针，并防止流氓支出和欺诈。

不要忽视意外事件对于关键流程的重要性，特别是审批工作流程以及维持生产和日常运营的供应链区域。提前计划可以确保您准备好在情况变得更糟时快速有效地做出反应。此外，您可以通过采购订单软件强制执行这些策略，该软件使您能够设置和简化审批流程，并仅允许通过首选供应商进行采购。

职责分离

将采购任务按能力和责任分开，以确保没有任何人能够完全控制采购活动。这可以避免利益冲突、保留责任并支持透明度。如果不分清这些职责，可能会导致未经授权的购买、欺诈、未经授权的收费，以及重复付款和追究例外带来的本可避免的费用。

采购审批。

收货。

发票付款批准/支出。

簿记/财务记录管理。

库存管理。

选择正确的采购系统

全球化为大大小小的企业创造了一个竞争激烈的全球市场。因此，每个采购流程（从采购申请到供应商管理）都需要优化准确性和速度。

为所有交易创建数据透明度。

通过自动化耗时的任务（例如审批工作流程中的数据输入），消除人为错误和代价高昂的延误。

创建一个封闭的购买环境，自动向采购代理展示经过批准的供应商以及预先协商的定价条款和条件。

获得对所有采购方式（从采购订单到信用卡）的完全控制和可见性。

为所有工作流程（包括审批）制定应急方案，以便采购流程永远不会陷入困境。

简化申请和发票审批等流程，使其更快、更准确、更完整。当供应商发票及时支付时，采购团队能够获得提前付款折扣并避免延迟付款罚款。

创建一个互联的软件环境，将会计、ERP、营销和销售等系统集成到采购到付款系统中。

根据自动捕获的完整采购信息做出更具战略性的采购决策。

创建更稳健、更准确的财务报告，使团队能够更快地做出更好的财务决策。

教育你的团队

当人们不知道如何使用采购政策以及帮助实施这些政策的软件时，它们就不会发挥作用。如果没有适当的培训，团队成员更有可能找到违反策略和控制的解决方法。

确保参与采购的每个人（从首席财务官到行政助理）都了解政策和控制措施以及如何使用采购系统来遵循这些政策和控制措施。当每个人都接受过适当的培训时，他们就更有可能坚持这些控制措施；这意味着您的目标更有可能实现。始终在实施新政策之前引入新政策，并在实施之前、期间和之后进行培训投资，以确保每个人都对您制定的控制措施感到满意。

定期审计控制

随着公司的发展，其采购控制也应该随之发展，这就是为什么定期对采购内部控制进行彻底审查很重要。此次审计的目标应该是确保控制措施仍然适合公司。

如果控制措施在不断变化的业务环境中不起作用，员工可能会试图规避这些措施来购买他们需要的东西。这会导致流氓支出，并使预算和首选供应商更难以保持在正轨上。

审计采购内部控制可以成为更大的采购内部审计计划的一部分。审计计划帮助采购团队确定需要改进的领域，确保他们符合行业标准，降低欺诈风险，当然还确保内部采购控制满足公司需求并得到遵守。

总结

对采购流程设置清晰有效的内部控制可以帮助您的企业最大限度地减少浪费并最大限度地提高绩效。投入时间和资源来开发和实施这些控制措施总是值得的。

（来源：快资讯）

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