构建应对变化的合规计划的六个步骤建立适应性合规系统的实用指南，随法规变化而发展

ICI内控快讯 2025年01月13日 19:32 179 内控网

作者：Robert Tull
2024年12月10日

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监管变化是一个持续的挑战，但它不必成为焦虑的源泉。合规专家和顾问Robert Tull分享了一个实用框架，帮助将合规计划转变为一个适应性强、以机会为驱动的运作体系。

变化是合规专业人员面临的常态。当我们认为一切即将稳定时，总有一些新的监管或行业变动进入我们的世界，仿佛宇宙的幽默在作祟。作为有效的合规专业人员，我们有决心持续应对和适应这些变化。

如果我们希望更加从容地适应变化，我们就应当避免将变化解读为一个源源不断增加的焦虑和责任的来源，而是将变化视为一种成长的机会。变化为我们提供了嵌入新效率的机会，并进一步促进有意义的合作关系。它为合规部门提供了展示其附加价值职能的机会。

变化是积极的，它能刺激增长。监管和行业变化为合规计划提供了机会，可以适应并发展成更高效和有效的工作流程和结构。为了在变化管理过程中最大化我们的价值，我们可以实施六个关键步骤来适应变化。

第一步：识别变化

变革管理的第一步是识别和引导变化的流动。我们必须了解变化的趋势，留意新的监管动态，例如新规、执法、风险警示、常见问题解答以及讲话或声明。我们的“天线”应指向行业和监管机构及其出版物，以及其他渠道。当我们看到变化的迹象时，应把它作为反思我们计划中先前识别的缺陷、空白或例外的机会。变化可能会影响当前的状况，也可能会影响未来。在反思的同时，也要考虑内部的变化来源，比如产品、服务、客户、投资、市场、关联公司、系统、供应商、所有者和人员的变化或扩展。

保持信息通畅意味着在组织内部建立沟通和信息意识系统，将信息传递给我们，并促进我们对潜在变化的好奇心和需求。通过保持与面向客户的团队、市场营销、业务和运营团队的定期接触，我们能够培养良好的沟通渠道。这一过程应当以好奇心和关怀为动力。合规工作需要持续学习，而保持信息渴求的态度有助于这一过程。

第二步：影响分析

一旦识别出监管或业务变化，接下来的问题就是：这对我们意味着什么？

每个变化对组织的影响不同，可能涉及产品、系统功能，甚至是团队协作方式。在识别变化之后，我们需要对其进行分析。我们将对变化的技术理解转化为对组织和员工现实的认识。我们需要拆解变化的各个层面，追溯它在组织中的每一部分——产品、服务、系统、流程和团队——如何表现。这一分析需要组织中的各个受影响部门参与其中，以确保对变化的理解和应对措施。

这项分析通常从一个未知的角度开始，可能最终仍会保留某些不确定性。即使我们进行了看似全面和彻底的分析，也必须认识到，所有的答案可能并不会立刻显现出来。答案会在后续步骤中逐步揭示。始终致力于澄清事实并不断评估变化的广泛影响，才是我们应当坚持的目标。

第三步：赞助与合作

一旦我们了解了变化的影响，就进入了过程中的关系部分：与赞助人和合作伙伴的互动。获得管理层的支持至关重要，但这并非总是理所当然，特别是当变化需要资金时。很大程度上，这取决于我们如何将变化的范围和影响精简为关键组成部分，并准确地“请求”管理层支持和赞助这一变化。争取支持的过程需要建立在信任和沟通基础上的真诚关系，合规专业人员需要理解利益相关者的关切和优先事项，并能够呈现一个符合这些优先事项的变更管理项目。

在变革管理过程中寻找并转换合适的赞助人和合作伙伴是建立新关系并加强现有关系的机会。更重要的是，这对于项目的成功至关重要，并使所有受影响的人员在这一过程中尽量少受困扰。然而，获得赞助人或合作伙伴的承诺并不意味着达成共识，也不要求达成共识。不同的观点和意见并不构成障碍，反而是创造和达成最佳解决方案的机会。成熟的变革管理过程提供了一个将差异和谐化的环境，这有助于支持合规计划的长期成功。

第四步：规划与执行

一旦我们获得了高层的赞助和关键业务合作伙伴的支持，就可以转向规划和执行阶段。此阶段的重点是理解依赖关系、设定时间表并创建清晰的行动项和里程碑，进入项目管理的阶段。

我们的内部合作伙伴将帮助我们了解系统、流程和人员受变化影响的依赖关系和限制。这个合作至关重要，能够增强我们对变化的评估和应对措施。这些依赖关系和限制为变革管理项目计划提供了路径和框架。规划过程建立了必要的截止日期和时间表，以及关键的行动项、里程碑和决策点。此外，鉴于后续阶段，变革管理项目计划还应确定组织可以监控行动项实施的领域。

每个变革管理项目计划的各个方面应明确指定负责执行的个人。实际操作中，如果合规人员无法执行某个任务，或无法强制监督下属执行该任务，那么合规人员应对该任务负责。最后，还应有一个向高层报告进展和实施的流程。在确定报告的信息时，要考虑高层的相关优先事项，以及项目如何解决这些优先事项并降低由变化带来的风险。

第五步：沟通与报告

在变革管理过程中，清晰且持续的沟通决定了项目是否会成功。

任何成功的项目都需要持续的对话，既包括团队内部，也包括组织内的其他部门。当合规专业人员启动一个项目时，常见的错误是认为在开始时的初步沟通已经足够，能够提供所有必要的信息。定期的沟通有助于强化项目的重要方面，澄清模糊的区域，并确认进展。定期且自然而然的报告可以标识出之前未发现的依赖关系和限制，同时强化这些变化为何重要及其如何影响业务。这一阶段是提供培训、阐明期望并重申对业务所面临的监管环境的共同理解的机会。

从实施各种监管和业务变化的经验中可以学到的一课是，合规部门应当记录下关键决策及其背后的原因。这些记录在回顾决策的合理性时（尤其是在监管部门审查时）非常有价值，并且在回顾和评估变化管理过程中哪些做法有效、哪些做法无效时，也能提供重要参考。

第六步：监控与评估

一旦我们实施了对运营流程和合规计划的修改，以应对监管或业务变化，就会有将过程视为已完成的冲动，但这还远未结束。就像任何变化一样，我们不能只是一劳永逸地设置好就放手不管；我们需要评估变化是否已充分嵌入组织。充分的变革管理需要监控和评估变化如何被组织吸收，并确保所有变化方面的实施符合预期。

变革管理项目计划的一部分应考虑组织如何监控和衡量实施效果，确保之前识别的和未识别的风险仍在组织的风险容忍度范围内。这一阶段需要坦诚，并愿意承认某些内容未按预期实施。在规划过程中，我们应该确定监控和测试可以为变化的有效性提供的洞察。这一阶段很容易在完成最后一个行动项时就结束项目，但真正的合规价值是在时间的推移中重新审视和完善流程。持续改进是有效合规计划的标志之一，经验教训转化为更好的政策和程序。最后，监控过程还应向高层报告变革管理实施的效果。合规专业人员必须有信心对变革管理项目的结果负责。