有效的内部控制：私营公司的关键支持

ICI内控快讯 2023年04月05日 11:12 669 admin

变革是不可避免的，我们现在比以往任何时候都更加明白这一点。由于疫情引发的技术颠覆现象已经被广泛接受并成为主流，这些变化每天都在不断加速。

组织中的变革步伐也在加快。作为对网络安全漏洞和欺诈等风险事件的回应，特别是在疫情期间，组织不得不迅速加强控制，以保护其资产并管理合规、声誉和法律风险。近年来，由于这些事件，监管活动不断增加，尤其是由于以前几十年来企业的失败，已经成为一场采用以合规为重心的思维方式的竞赛。

随着疫情放缓，一些公司现在正在将风险管理与业务模式的变化和面对颠覆和技术进步带来的新兴风险重新调整。这对于私营公司尤其具有挑战性，尤其是对于小型和中型企业（中小企业），他们正在恢复失去的增长并管理过渡到更具弹性的业务和运营模式，同时还要满足内部和外部利益相关者的新需求。

私营公司有机会明确或强化其内部控制环境中的角色和责任，并强调管理层对内部控制的责任。通过规范临时做法、创建与现有业务部门的监控职能相补充的单位或部门（如合规部门或风险管理部门），或者加强内部审计等方式，增强内部控制是应对新兴风险的一些方法。控制措施需要应对不断变化的业务和监管环境的挑战。私营公司不能只关注当下的增长，还需要提升水平，以确保保护未来。

创建明确的治理结构
清晰的报告线和强大的治理结构在任何组织的内部控制环境中起着重要作用。一个明确定义的治理结构通过明确分配流程所有权和责任、确定负责应对风险的角色和责任人，并确保控制措施有效运作，从而为利益相关者的参与提供端到端的视图。它还描述了控制所有者的绩效评级如何与他们负责的控制措施的效果相联系。

由于维护强大的内部控制环境通常涉及到组织内不同职能的人员，私营公司的治理结构应设计得使不同业务部门之间能够有效协调和沟通。建立明确的治理结构还有助于及时报告和分析对控制措施效果的任何观察和发现。这反过来有助于确保识别出任何弱点和缺陷，进行适当的风险和影响评估，并采取和实施补救措施。

定期重新评估
当治理结构和内部控制不定期重新评估时，私营公司可能难以跟上不断变化的速度和干扰。随着当今不断变化的运营环境中，过去有效的控制措施可能在今天不再有效。

随着业务的复杂性和干扰不断上升，定期重新评估使私营公司能够评估所有者和管理层是否仍然对业务流程拥有适当的监督水平。它还帮助私营公司评估当前的结构是否仍然促进风险意识文化，以及内部控制是否仍然按预期效果运作。通过定期重新评估内部控制和治理框架，私营公司还可以识别出改进和优化的机会。这包括自动化某些流程和控制措施，以及根据业务变化更新控制措施的组合。

灵活的应对
私营企业应该密切关注业务、法规、税务和财务报告要求的变化，并权衡可能导致的组织风险。私营企业有必要建立一个流程，及时识别这些变化，并将其传达给负责相关流程和控制的人员。

通过积极主动，私营企业可以及时评估不断变化的法规要求对组织各个职能部门的影响，如治理、技术、人员、政策、流程和控制等。这还有助于对变化的适当解释和其在业务中的应用，使管理层能够评估当前的内部控制环境是否足以应对这些变化。

私营企业可以通过定期监控来自菲律宾金融和可持续性报告标准委员会（FSRSC）等组织的更新，了解会计准则的更新情况，以及从证券交易委员会（SEC）、国内税务局（BIR）和其他监管机构了解新的进展和更新的法规。私营企业需要授权其首席财务官、首席风险官或首席法务官等高级管理人员，与董事会积极讨论变化，并制定相关的行动计划。在评估变化对组织的影响时，私营企业还应密切协调并与外部顾问、专家甚至外部审计师合作，确保综合考虑变化的影响。

留住人才和技能提升
保持有效的控制环境的成功也取决于涉及的资源。鉴于变化的速度，私人企业可能需要一支具有广泛技能和能力的员工队伍。因此，私人企业需要考虑组织内当前的技能是否足以满足其不断变化的需求。考虑到其增长战略和业务上预期的变化，私人企业还应该考虑这些是否是他们未来维持有效控制环境所需的相同技能。

组织应该评估技能缺口对组织的影响。同样，组织应该识别可以解决技能缺口的解决方案，例如通过与培训和学习提供商合作，扩大人才来源并提升现有员工的技能。

对于正在实施新流程或将手工流程迁移到技术化解决方案的私人企业来说，作为过渡的一部分，组织还应评估负责监控内部控制范围和混合的资源是否继续具备必要的技能和能力。

建立内部控制的信心
无论企业处于何种成长阶段，能够及早识别和管理风险，应对当今和未来的挑战，是实现成功的关键因素。拥有强大和有效的内部控制环境的企业，能够及时识别和减轻风险，因此对于私营企业来说，建立对其内部控制环境的信心变得愈加重要，以应对业务和行业的变革。有效的内部控制，尤其是在财务报告方面，能够增强管理层所使用的信息的可靠性和及时性，这对于做出具有影响力的业务决策至关重要。

现在投资于管理当前和未来的风险，与投资于业务增长同等重要。从长远来看，一个强大和有效的治理和内部控制框架，能够应对不断变化的业务和监管环境，使私营企业能够不断建立和加强支持其增长目标、遵守法规、持续盈利和保护公司价值的正确基础。

2023年3月26日
作者：克里斯托弗·S·卡塔兰和德韦恩·G·伊格纳西奥

Kristopher S. Catalan 是SGV & Co.的审计合伙人和EY私营领导人，Dwayne G. Ignacio 是SGV & Co.财务会计咨询服务(FAAS)的经理。本文仅为一般信息，不应替代专业意见，实际情况需要根据专业意见来处理。以上所述观点和意见仅代表作者的观点，不一定代表SGV & Co.的观点。

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